Novità di prodotto
Novita' introdotte nella nuova release
La nuova release del prodotto Gestione Segreteria prevede alcune importanti novità:
Gestione dello storico delle unità: tale modifica coinvolge i moduli Gestione Protocollo, Gestione Iter Documentale e Gestione Delibere/Determine.
Nuove Funzionalità del modulo di Gestione Iter Documentale: possibilità di visualizzare l'Elenco dei Documenti e dei Fascicoli Inoltrati e non ancora presi in carico.
Gestione degli Allegati alle Proposte nel modulo di Gestione Delibere/Determine: possibilità di indicare il numero ed il tipo di allegato per le Proposte di Delibere/Determinazione, con l'eventuale indicazione del percorso del file relativo al/i documento/i allegato/i.
Gestione dello Storico degli Assegnatari nel modulo di Gestione Iter Documentale.
Possibilità di Personalizzare la Stampa di Registro, potendo scegliere i Tipi di Riferimento da tenere in considerazione nell'elaborato, tale modifica ha effetto sui moduli Gestione Protocollo e Gestione Delibere/Determine
Gestione delle Unità di distribuzione di documenti nel modulo Gestione Iter Documentale.
All’interno del modulo Gestione Protocollo possibilità di inserire l'informazione dell'ufficio di creazione del documento.
Ampliamento delle faq su tutti i moduli previsti
Implementazione delle FAQ relative ai moduli Gestione Protocollo, Gestione Iter Documentale e Gestione Delibere/Determine.
Help on line multimediale
Nella nuova versione è disponibile, all'interno dell'help on line, una serie di filmati (audio/video) finalizzati ad agevolare l'utilizzo del prodotto Gestione Segreteria, organizzati seconda una logica di FAQ (domandi frequenti).
Per utilizzare questi filmati il singolo utente dovrà disporre di un PC dotato di altoparlanti e di adeguato spazio disco (circa 300 MB: può essere utilizzato anche un disco di rete).
Nuovi prodotti o utilities
Suite di utility aggiuntive sui moduli di gestione segreteria
E’ stata realizzata una suite di utility, attivabili direttamente dal cliente in ambiente SQL, per la correzione degli errori più frequenti compiuti durante l'utilizzo dei prodotti di Gestione Segreteria.
I singoli step sono costruiti in forma parametrica, interagiscono con l'utente tramite richiesta dei codici in uso da ciascun cliente e vengono aggiornati in occasione di ogni rilascio.
Il pacchetto comprende, fra le altre, le seguenti funzionalità:
-Gestione Delibere/Determine: annullamento della numerazione delle delibere adottate in una seduta;
- Gestione Delibere/Determine: modifica dell'oggetto di una Delibera/Determina già numerata;
- Gestione Delibere/Determine: possibilità di "rigenerare" il testo di Delibere/Determine;
- Gestione Protocollo: modifica del movimento di documenti protocollati;
- Gestione Protocollo: ripristino di un numero di protocollo precedentemente annullato;
- Gestione Protocollo: modifica della data di documenti protocollati.
La suite completa è disponibile a L. 1.500.000 + IVA e tale importo può essere eventualmente scalato dall’assistenza Privilegiata. La suite in oggetto sarà inviata via posta elettronica con allegate le relative istruzioni. Nel caso si ritenga opportuno, potrà essere attivata, la prima volta, dal nostro personale, via collegamento modem, a L. 1.600.000 + IVA. Dopo tale attivazione, la suite resterà comunque a disposizione del Cliente.
L’offerta sopra descritta è valida per gli ordini che perverranno entro il 31 marzo 2001.
Rilascio del prodotto GS4SC - gestione storico classificazioni
E' stato realizzato un nuovo modulo che consente la gestione dello storico delle classificazioni utilizzate nei moduli di Gestione Protocollo, Gestione Iter Documentale e Gestione Delibere/Determine.
Tale modulo aggiuntivo fornisce la possibilità di storicizzare, all'interno di un titolario d'archivio, le singole voci di classificazione (indicandone il periodo di validità).
Archiviazione Delibere e Determine in PDF
Archiviazione Delibere e Determine in PDF: tale funzionalità, presente solo in caso di acquisto del modulo Archiviazione Delibere e Determine, permette di salvare i testi degli atti in formato PDF al fine di limitare lo spazio da essi occupati all’interno del DB.
Firma Digitale
E' stato realizzato un prototipo di Gestione Delibere/Determine con Firma Digitale: tale modulo aggiuntivo al prodotto GS4de consente la gestione dell'iter deliberativo con l'inserimento delle funzioni di Firma Digitale.
Grazie a questo servizio, è possibile firmare i documenti generati dal modulo Gs4de - Gestione Delibere/Determine: Testo della Proposta, Pareri associati alla Proposta, Visti associati alla determina e Testo della Delibera/Determina.
Per ogni documento firmato viene fornita la funzione "Verifica Firma" per il controllo dell'autenticità della firma apposta.
Acquisizione Ottica
E’ di prossima realizzazione un modulo di Gestione Protocollo integrato a prodotti di Acquisizione Ottica dei documenti; tale modulo consentirà di associare l'immagine del file e degli allegati ai rispettivi documenti protocollati.
Per quanto riguarda l'acquisizione di documenti cartacei il modulo di Gestione Protocollo consentirà al personale addetto alla protocollazione la stampa di un'etichetta (barcode) da applicare ai singoli documenti, tale etichetta conterrà la chiave primaria ed il numero di pagine del documento; a questo punto le caratteristiche specifiche dell'acquisizione dei documenti saranno quelle garantite dal software di Acquisizione Ottica.
Servizi
Istituzione di sessioni di formazione su gs4 organizzati presso la nostra sede di Bologna
Stiamo valutando l'idea di organizzare sessioni di formazione collettiva da tenersi nel 2001 presso la nostra sede di Bologna.
Lo scopo di tale iniziativa è quello di poter fornire al Cliente un'ulteriore sessione di formazione su alcune parti della procedura che per vari motivi (utilizzo non frequente, nuovi utenti, ecc.) possono necessitare di un approfondimento, nonché di illustrare tutte le novità di versione che sono state aggiunte all’applicativo negli ultimi anni.
Ogni sessione si compone di una giornata di formazione di sei ore in cui saranno trattati diversi argomenti. Sarà fatto un breve sondaggio telefonico per poter capire quali siano, secondo i nostri Clienti, le tematiche più utili da trattare.
Il numero di partecipanti sarà compreso tra un minimo di 5 ed un massimo di 10 per giornata.
Il prezzo per la partecipazione ai corsi è di £ 500.000 a giornata per ogni partecipante.
In caso di partecipazione di più persone per uno stesso ente potranno essere concordate condizioni particolari a partire dal secondo iscritto.
Formazione via telefono o in video conferenza
Per poter offrire una formazione specifica, non vincolata ai classici pacchetti di giornate, verrà istituito un servizio di formazione via telefono o in videoconferenza, ove la tecnologia lo consenta.
Questo servizio permetterà una formazione più mirata e su brevi periodi, in funzione delle specifiche esigenze del Cliente.
La formazione verrà fornita in orario pomeridiano, dal nostro personale, previo appuntamento concordato con il Responsabile di Settore.
Il costo di tale formazione potrà essere scalato dall’assistenza privilegiata.
Formazione presso la nostra sede
Il Cliente potrà scegliere se ricevere formazione presso l’ente oppure nella nostra sede. Nel caso in cui scelga la seconda opzione, i costi saranno più contenuti .
Installazione aggiornamenti
Come si è potuto notare, invitiamo il Cliente ad effettuare autonomamente gli aggiornamenti; ma, nel caso si preferisca che il nostro personale “accompagni” l’esecuzione, chiediamo di segnalarlo al responsabile del settore.
Il servizio, che è da considerare a pagamento, sarà scalabile dall’Assistenza privilegiata ed i costi saranno specificati nella lettera di accompagnamento all’aggiornamento.
Attivita' di consulenza correlata ai nostri applicativi
Il servizio comprende attività di nostri analisti che Vi possono supportare nella soluzione dei problemi di tipo organizzativo - gestionale che possono sorgere nella conduzione del sistema di Gestione Segreteria. I nostri esperti utilizzeranno a tal fine l’esperienza accumulata dalla nostra organizzazione nell’inserimento del prodotto Gestione Segreteria in decine di enti similari al Vostro. A tal fine possono essere previste le seguenti attività:
-Individuazione e definizione delle tipologie di Profili Utente per un corretto e sicuro utilizzo di ogni modulo del prodotto;
-Per il modulo di Gestione Delibere/Determine: definizione delle caratteristiche e delle attività degli uffici proponenti.
-Per il modulo di Gestione Protocollo: definizione delle caratteristiche e delle attività degli uffici periferici sia in caso di protocollazione decentrata che in sola attività di visualizzazione e ricerca.
f.antoni@ads.it
oppure compilare il modulo allegato e inviarlo via fax